Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych – Wzór

Wzór Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych

UWAGA: Przygotowując umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, zastosuj się do obowiązujących przepisów RODO oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zawarta w dniu [data umowy] pomiędzy:

1. [nazwa usługodawcy powierzającego]
2. [adres usługodawcy powierzającego]

a:

1. [nazwa usługobiorcy przetwarzającego]
2. [adres usługobiorcy przetwarzającego]

dalej jako „powierzający” i „przetwarzający”, łącznie jako „strony”.

1. Przedmiot umowy

1.1 Powierzający powierza przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy i przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

1.2 Powierzający jest administratorem danych osobowych, o których mowa w niniejszej umowie.

1.3 Przetwarzający działa na zlecenie powierzającego i przetwarza dane osobowe wyłącznie zgodnie z dokumentowanymi poleceniami powierzającego.

2. Obowiązki powierzającego

2.1 Powierzający gwarantuje, że ma prawo powierzyć przetwarzanie danych osobowych przetwarzającemu.

2.2 Powierzający zobowiązuje się dostarczyć przetwarzającemu dokumentację niezbędną do wykonania powierzonych zadań obejmujących przetwarzanie danych osobowych.

2.3 Powierzający zobowiązuje się poinformować przetwarzającego o jakichkolwiek zmianach w danych osobowych wymagających aktualizacji lub sprostowania.

3. Obowiązki przetwarzającego

3.1 Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe zgodnie z dokumentowanymi poleceniami powierzającego oraz przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

3.2 Przetwarzający gwarantuje, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązują się zachować poufność lub są objęte stosownymi przepisami dotyczącymi zachowania poufności.

3.3 Przetwarzający gwarantuje, że przetwarzanie danych osobowych będzie prowadzone zgodnie z odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi, zapewniającymi odpowiednie bezpieczeństwo.

3.4 Przetwarzający zobowiązuje się potwierdzić wszystkie przypadki naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych powierzonych przez powierzającego i przekazać mu wszelkie istotne informacje w tej sprawie.

4. Okres obowiązywania umowy

4.1 Umowa obowiązuje od dnia [data rozpoczęcia umowy] i trwa do dnia [data zakończenia umowy] lub do zakończenia świadczenia usług przez przetwarzającego.

5. Postanowienia końcowe

5.1 Niniejsza umowa podlega i jest interpretowana zgodnie z prawem obowiązującym na terytorium [wskazać właściwość terytorialną].

5.2 Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby powierzającego.

5.3 Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być zmieniona jedynie na piśmie pod rygorem nieważności.

5.4 Niniejsza umowa zostaje podpisana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

5.5 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Wykonaj podpis

• ……………………………………….
• [imię i nazwisko przedstawiciela powierzającego]
• [stanowisko]
• [data]

• ……………………………………….
• [imię i nazwisko przedstawiciela przetwarzającego]
• [stanowisko]
• [data]

Uwaga: Powyższy wzór umowy ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed zawarciem umowy zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w prawie ochrony danych osobowych.

1. Czym jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) to umowa zawierana pomiędzy administratorem danych osobowych a podmiotem przetwarzającym, który przetwarza te dane w imieniu administratora. Umowa ta określa prawa i obowiązki obu stron w zakresie przetwarzania danych osobowych.

2. Kiedy konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych jest konieczne w przypadku, gdy administrator danych osobowych korzysta z usług podmiotu przetwarzającego do przetwarzania danych osobowych w jego imieniu. Dotyczy to sytuacji, w których podmiot przetwarzający ma dostęp do danych osobowych i wykonuje na nich czynności określone przez administratora.

3. Jakie informacje powinna zawierać umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna zawierać m.in. nazwę i adres administratora danych osobowych i podmiotu przetwarzającego, określenie celu przetwarzania danych, rodzaje przetwarzanych danych osobowych, okres przetwarzania, zasady ochrony danych osobowych, a także obowiązki podmiotu przetwarzającego w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.

4. Jak długo trwa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Okres trwania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych powinien być ustalony przez strony i może zależeć od konkretnej potrzeby przetwarzania danych. Umowa powinna również określać warunki jej rozwiązania, w tym ewentualne terminy wypowiedzenia.

5. Jakie są obowiązki administratora danych osobowych?

Administrator danych osobowych ma wiele obowiązków wynikających z RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych). Należy do nich m.in. prowadzenie rejestrów czynności przetwarzania danych, stosowanie odpowiednich zabezpieczeń danych osobowych, informowanie osób, których dane dotyczą o przetwarzaniu ich danych osobowych oraz współpraca z organem nadzorczym ds. ochrony danych osobowych.

6. Jakie są obowiązki podmiotu przetwarzającego?

Podmiot przetwarzający ma obowiązek przetwarzać dane osobowe zgodnie z poleceniami administratora danych osobowych. Powinien także zapewniać odpowiednie zabezpieczenia danych osobowych oraz współpracować z administratorem w przypadku audytu lub kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

7. Jakie są skutki braku umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Brak zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub niewłaściwe jej sformułowanie może skutkować naruszeniem przepisów GDPR i skutkować nałożeniem kar administracyjnych przez organ nadzorczy danych osobowych. Ponadto, brak odpowiednio zabezpieczonej umowy naraża zarówno administratora, jak i podmiot przetwarzający na ryzyko naruszenia danych.

8. Czy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych musi być zawarta na piśmie?

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna być zawarta na piśmie, jednak nie jest to bezwzględnie konieczne. Ważne jest, aby umowa była udokumentowana w sposób, który umożliwia jej śledzenie i udowodnienie treści w przypadku kontroli.

9. Czy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być zawarta elektronicznie?

Tak, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być zawarta również w formie elektronicznej, jeśli spełnia ona wymogi ustalone przez przepisy prawa. W takim przypadku ważne jest, aby umowa była zabezpieczona odpowiednimi środkami technicznymi i niezmienialna.

10. Jakie są konsekwencje naruszenia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Naruszenie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych może mieć poważne konsekwencje prawne dla obu stron. Administrator danych osobowych może stracić zaufanie klientów i zostać ukarany przez organ nadzorczy ds. ochrony danych osobowych. Podmiot przetwarzający ponosi również ryzyko strat finansowych, reputacyjnych oraz odpowiedzialności karno-cywilnej.

11. Czy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być zlecona innemu podmiotowi?

Tak, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być zlecona innemu podmiotowi, pod warunkiem uzyskania zgody administracji danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że podmiot, który powierza przetwarzanie danych, pozostaje odpowiedzialny za ich ochronę i łatwość wykonywania swoich obowiązków jako administratora.

12. Czy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych musi być aktualizowana?

Tak, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych powinna być aktualizowana zgodnie z wymaganiami prawnymi i zmieniającymi się warunkami przetwarzania danych osobowych. Jeśli zmieniają się cele przetwarzania, rodzaje przetwarzanych danych lub którejkolwiek ze stron umowy, konieczne jest dokonanie odpowiednich modyfikacji umowy.

13. Czy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być rozwiązana?

Tak, umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych może być rozwiązana za porozumieniem stron. Konieczne jest jednak zachowanie procedur i praw określonych w umowie dotyczących rozwiązania oraz ochrona danych osobowych po zakończeniu umowy.

14. Jakie są możliwości zmiany umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Zmiana umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych może być dokonana za porozumieniem stron. Konieczne jest zachowanie zasad współpracy i ochrony danych osobowych oraz informowanie osób, których dane dotyczą, o zmianach w przetwarzaniu ich danych.

15. Co powinno się zrobić w przypadku rozwiązania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?

W przypadku rozwiązania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, obie strony powinny podjąć odpowiednie działania mające na celu ochronę danych osobowych i zakończenie procesu przetwarzania. Należy sprawdzić, czy wszystkie dane osobowe zostały prawidłowo zabezpieczone i usunięte z systemów podmiotu przetwarzającego.

Powyższe odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej. W przypadku wątpliwości lub potrzeby uzyskania bardziej szczegółowych informacji, zalecamy skonsultowanie się z profesjonalistą prawnym.